Köprüyü Geçerken At Değiştirmek

Planlamayı Ciddiye Almazsanız Köprüyü Geçerken At Değiştirmek Zorunda Kalırsınız

ya da Tutarlılık ve Devamlılık İlkelerini Çöpe Atmayın!

Kurumsal bir dergi çıkarmaya karar verdiniz. İşe girişmeden önce kurumsal dergiye gerçekten ihtiyaç var mı konusunu ölçtüğünüzü düşünüyorum: Peki hedef kitleniz kim araştırdınız mı, tespit ettiniz mi? Bu dergi aracılığıyla vereceğiniz ana mesajlara karar verdiniz mi?  Okunsun istiyorsunuz mutlaka, peki neler okunur düşündünüz mü? Röportajlar kimlerle yapılacak? Derginin yayın süresi ne olacak? Hangi aralıklarla yayımlanacak?  Her ay? Üç ayda bir?

Dili ne olacak? Türkçe mi? Yabancı dillerin her hangi birinde mi?  Çift ya da çok dilli mi?  Tonu ne olacak yazıların? İçeriği kim sağlayacak? İçerik sağlayıcılardan beklenti ne? Yazıları kim son haline getirecek? Hangi yazım kılavuzunu baz alacaksınız düzeltme yaparken?

Dergi görsellerinin özellikleri ya da kapak tasarımında kullanılacak temel unsurlar ne olacak?

İlan alacak mısınız? Herkesten mi? Arka kapağada mı? Kaç tane? Kaç para alacaksınız ilanlardan? Kaç sayfa olacak derginiz? Dergi dediğin kaç sayfa olmalı ki?

Vereceğiniz mesajla ve hedef kitleyle uyumlu isim, boyut, renk, görsellik, tasarım konularına karar vermeden önce çok iyi planlama yapın.  Planlama sürecine gerekli herkesi dahil edin. Böyle olursa ne olur, şöyle yaparsak ne olur konusunda iyi düşünün. Düşünüp planlamanızı yapmadan harakete geçmeyin. Gerekirse dergi yayın hayatına bir ay sonra girer.

Ama planlamanızı iyi yapmazsanız başınıza geleceği söyleyeyim... İlk sayıdan sonra derginin ismini değiştirir, içeriği revize eder, diliyle ve tonuyla oynamak zorunda kalırsınız. İlk tasarım yeni içeriğe uymadığından tasarımda da değişikliğe gitmişsiniz bir bakmışsınız...Eee, kurumsaldı dergi hani? Kurumunuzla ilgili mesajlar vermeyi amaçlamıştınız... Ne mesaj vermiş oldunuz kitlenize?

Basın İlişkileri Üüüüç!

Önce hatırlatma:
Bir:  Basın mensubuna yaklaşırken onun ne yaptığınn  farkında olarak yaklaş (onun birinci önceliği haber yapmak, dolayısyla ne düşman ne sırdaş)
İki:  Basın mensubunu ve mecrasını tanı
(biraz araştırma yapmaktan,  azıcık okumaktan geçer bunun yolu unutma)

Gelelim günün konusuna, aslında kısaca bahsetmiştim ikinci yazıda: Hikaye anlat. Yalan söyleme, gerçeği çarpıtma, etik davranmaktan uzaklaşma... Sadece haber olmasını istediğin konunun insanların (dolayısıyla gazetecinin ve okurun)  ilgisini çekecek, kalbine/ruhuna/aklına dokunacak hale gelmesini sağla.

Mesela Hiitiri Bittiri Lisesi'nin kurumsal iletişimini, halkla ilişkilerini yapıyorsun. Lisenin her sene yurtdışına gönderdiği öğrenciler de sizin için önemli bir konu.  Üstelik bu sene yurtdışına toplamda milyonlarca dolar bursla onlarca öğrenci gidiyor. Hazırladığın bültene Hittiri  Bittiri Lisesi'nin bu konudaki tecrübesini, yurtdışı üniversitelere yönelik danışmanlık servisinin olduğunu, geçtiğimiz senelerde de mezunlarının önemli bir bölümünü lisans eğitimlerine devam etmek üzere yurtdışındaki en prestijli üniversitelere gönderdiğini yazmak en kestirme yol olacaktır. Bu kestirme yolun sonucunda elde edeceğin sonuçsa emeğine değmeyecektir büyük ihtimalle.  Çünkü bu konuda tek değilsiın. Başka pek çok okulun mezunu yurtdışındaki üniversitelerden, belki daha yüksek burslarla kabul almış. Ama okul yönetimi, veliler, öğrenciler bu konunun mutlaka haber olmasını istiyor,  üstelik küçücük değil, uzun uzun, mesela prestijli gazetelerden birinin  haftasonu ekinde çıkmasını hayal ediyorlar.

O zaman izleyebileceğin yollardan biri burs alan çocuklarınızdan en ilginç hikayesi olanı (en çok burs alanı, en çok üniversiteden kabul alanı, tırnaklarıyla kazıyarak bu başarıya ulaşanı, yeteneğiyle farklılaşanı gibi listeyi uzatmak mümkün) ön plana çıkartmak; onun hikayesini anlatmak, onun hikayesini anlatırken basın bültenine koymayı planladığınız bütün bilgileri de bir şekilde hikayeye yedirmek olmalıdır.

Bir başka yol, aklında üniversite okumak için yurtdışına nasıl gidebilirim sorusu olanlara yol gösterici olmak üzere kurumunuzda konunun uzmanı olan kişiden bilgilendirici bir yazı almaktır. Ne zaman başvurmak gerekir, nelere dikkat etmeli, hangi sınavlara girmeli, bu sınavlara nasıl başvurulur, nerede girilir, ne zaman yapılır bu sınavlar, yurtdışındaki üniversiteleri tercih ederken  dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir gibi konuları aydınlığa kavuşturacak bir yazı olmalı bu. Ama unutulmaman gerekir: Yurtdışına gidecek çocuklar arasından her sene farklı bir hikaye çıkarmak mümkün ama ikinci yolu her sene kullanamazsın.

Aynı sıkıntı, sürekli düzenlediğiniz etkinlikler için de geçerli. Etkinliğin kendisi bir, hadi iki sene üstüste haber olur, ama üçüncü seneden itibaren basında alacağı yer giderek küçülür:  Her etkinliğin içinden özel bir hikaye çıkarırmaya başladığın güne kadar.

İş Güç

Basınla İlişkiler Konusunda Önemli Birkaç Tüyo

Halkla İlişkiler profesyoneli yaptığı işte en önemli işbirliğinin basın olduğunu aklından çıkarmadan hareket etmek zorundadır. Kullanıcıların kendi içeriklerini yaratabildiği sosyal medyanın yükselişte olduğu ve "bekçilerin kapıları tuttuğu"  geleneksel medyayı zorladığı bugünlerde bile haberinizin bir gazetede, dergide, radyoda ya da televizyonda yayımlanması daha kısa sürede, güvenilirliği sosyal medyadan görece daha yüksek olarak daha geniş kitlelere ulaşmanızı sağlayacaktır. 

Daha önceki bir yazımda basınla ilişki kurarken birbiriyle bıçak sırtı iki noktayı aklınızdan çıkarmamanızı söylemiştim. Basın mensubu ne düşmanınızdır ne de sırdaşınız. 

Basın mensubu - muhabir, editör, yayın kurulu üyeleri - çalışanı olduğu mecrayı takip eden kitleye, o kitlenin keyifle, merakla okuyacağı, seyredeceği, dinleyeceği habeler sunmak, bu sayede okunurluluğunu dolayısıyla mecrasının satışlarını ve kârlılığını artırmak amacı taşır. (Kendisi de bu sayede değerini artıracaktır)

Muhatabını tanı

O zaman ilk yapmanız gereken hem basın mensubunu hem çalıştığı mecrayı yakından tanımak. (sürekli dönüp geldiğimiz nokta "hedef kitleni tanı" aslında. Çocukken içgüdüsel olarak bildiğimiz ama sonra zaman zaman unutuverdiğimiz bir şey hedef kitleni tanı meselesi bir yandan. Hatırlayın çocukken babamıza farklı, annemize farklı, büyükannelere farklı taleplerle giderdik.)

Herkese aynı bülteni gönderme

Haber olmasını istediğin konunun farklı yönleri vardır mutlaka. Her bir yönü öne çıkaran farklı hikayeler oluşturmak da mümkün. Ne demek bu? Karadeniz'de inşa edilmesi planlanan bir HES'in hem ekonomik hem sosyal hem ekolojik yönleri bulunur. Mutlaka bir insan hikayesi de vardır- bir mağdur, bir kahraman, bir direnişçi, hatta bir aşk hikayesi bile bulunabilir konuyla ilgili.. Evet biraz zaman ayrımak, biraz emek vermek gerekiyor. Ama seçici davranarak iş yükünü hafifletmek mümkün. İster konularınızı seçin, ister bülteninizi gönderdiğiniz basın mensubunu.  Ama basın mensubunuzun ve çalıştığı mecranın hangi yöne meylettiğini mutlaka bilin. (biraz "nabza göre şerbet" dediğimiz şey değil mi bu?) Haber konunuzu da ona göre şekillendirin. Daha başarılı olacağınızdan eminim.

İş Güç

Ne demişti McLuhan 1964'te?  "(mesajı iletmedeki) araç mesajın ta kendisidir".. Ne demek bu?  Yani, bir mesajı iletmek için kullandığınız aracın, yöntemin de alıcıya ilettiği bir mesaj vardır, ki bazen aslında tek iletilen mesaj da budur...

Bu devirde size faks çeken sirketle ilgili - faksta ne yazarsa  yazsın- aldığınız mesaj son teknolojiyi kullanmaktan kaçındıkları (ya da son teknolojiyi kullanamadıkları olmaz mı?

Madem mesajın iletilmesinde kullanılan araç mesajın ta kendisi şirketiniz "basitim", "ucuzum", "profesyonellikten uzağım", "beceriksizim" mesajlarını vermek istemiyorsa

• şirketin logosunu, antetli kağıtlarını ya görsel kurumsal kimliğini "ya bizim yiğenin çizimi kuvvetlidir o  yapar bunu ucuza" diyen patrona, müdüre itibar etmemelidir
• tasarimlarını profesyonelce hazırlattığı görsel kurumsal kimlik kalemlerini (antetli kağıdını, kartvizitini, broşürünü) "şu matbaa öbüründen  100 Lira ucuza basıyormuş" diye ucuza bastırmamalıdır (fiyattan önce kalite- iki matbaa aynı kaliteyi sunmuyorsa elma ile armutun kıyaslanmasıdır yapılan)

İş Güç

Kurumsal iletişimde, özellikle iç ve potansiyel müşteriye yönelik yayınlarınızda röportaj kullanmanız gerekebilir. Peki bir röportaj nasıl yapılmalı?

Hazırlık aşaması:

Röportaj yapılan kişi ile ilgili araştırma yapılmalı. Internet dahil bulabildiğiniz tüm kaynaklar taranmalı, eski röportajları okunarak kişinin ilgi ve uzmanlık alanları ortaya çıkarılmalı. Mümkünse kişinin yakın çalışma arkadaşları ile görüşülerek nasıl bir ekip arkadaşı olduğu, çalışma alışkanlıkları, günlük rutinleri öğrenilmeli. Bu bilgiler röportaj sırasında kullanılarak (örneğin sabah kahvenizi içmeden güne başlayamaz mışsınız doğru mu?) hem kişiye röportaja hazırlanıldığı gösterilerek güven kazanılır hem de gündelik hayata dair bilgiler röportajı okunabilir kılar.

Bu röportajı kimlerin okuyacağı düşünülerek okuyucuların ilgisini neyin çekebileceği üzerinde düşünmek ve röportaja hazırlanırken bunları akılda tutmak, hedef kitlesine ulaşabilir bir röportaj hazırlamanın anahtarıdır.

Sorular ve röportaj:

Röportaja gitmeden önce mutlaka sorular hazırlanmalı. Röportaj birkaç bölüme ayrılarak (işi, kişisel hayatı ve tarihi –buraya nasıl geldi- içinde bulunduğu sektöre yönelik gelecek vizyonu –örneğin eğitimin Türkiye’deki 15 yıllık sürecine baktığınızda gelecekte neler görüyorsunuz?-, geçmiş ve gelecek projeleri gibi.) yapılmalı. Ancak röportaj sırasında mutlaka verilen cevaplar dinlenerek bu cevaplara göre yeni sorular sorulmalı. Röportaj bir sohbet gibi kurgulanmalı, gerektiği yerde müdahale edilerek sohbet dağılmaktan korunmalı. Birebir ve sırayla hazırlanılmış soruları sormak ve röportaj yapılan kişinin cevaplarının sohbeti yönlendirmesine fırsat vermemek kuru bir sonuçla karşılaşmanızı sağlayabilir.

Sonuç

Röportaj sonucunda bir ana mesaj (manşet) çıkmalı. Röportaja giderken öğrenilmesi planlanan bilgiler öğrenilmeli ve tüm röportaj bir hikaye gibi kurgulanabilmeli. Kişiyle ilgili kısa bilgi, röportajın neden yapıldığı, sonucunda ne öğrenildiği bir röportajda yer almalı.

Fotoğraflar

Röportaj sırasında kişiyi konuşurken farklı açılardan fotoğraflamak, röportaj dergi sayfasına aktarılırken çeşitli fotoğrafların el altında bulunması açısından yararlı olur. Röportaja başlamadan önce fotoğrafı çekilecek kişinin nereye oturacağı belirlenmelidir. Işık  arkadan vurduğu takdirde fotoğraf karanlık çıkar bu nedenle yüzüne doğrudan parlayamacak şekilde ışık gelecek, kişinin de rahat edebileceği aydınlık bir nokta seçilmelidir. Fotoğraflar yüksek çözünürlük ayarında çekilmelidir - ki kaliteli bir baskı işi yakalansın. Sayfalara hareket vermek için yatay ve dikey alternatifler ve değişik açılar denenmelidir.  Hatta fotoğrafı çekilen kişiden ceketini ya da aksesuarını çıkarmasını (ya da eklemesini) istemek de iyi olabilir * ki yüm fotoğraflar birbirinin aynısı olmasın. Röportaj bitiminden sonra ayakta, masada çalışırken, ekip arkadaşları ile ve röportajı yapan kişilerle fotoğraf çekilmesi zengin bir sayfaya olanak sağlar.

Kurumsal İletişiciyi Delirtme Yolları

Kurumsal İletişimci Nasıl Delirtilir?

• Gerekli bilgiye erişimi engellenerek,
• Yönetimsel kararlara ve planlamalara dahil edilmeyerek,
• Yapılan planlar son dakikada bozularak,
• Plansız davranarak,
• "Bunu bir de bir Türkçe öğretmeni görsün"  ya da "logoyu biraz daha mı büyük kullansaydık" gibi şeyler söylenerek,
• Kurumsal görsel kimlik kılavuzuna rağmen "Ben logonun böyle kullanılmasını beğenmiyorum" gibi yorumlar yaparak,
• Haber değeri taşımayan şeylerin haber yapılmasında ısrar ederek,
• İletişim kurmayı reddederek,
• Planlanan etkinlik iptal edilerek,
• Karar alınması gereken günde ortadan kaybolarak,
• Gerekli bütçeyi sağlamayarak,
• Olmadık yerlerde ve konularda tedarikçiyle pazarlık yapılması konusunda ısrar edilerek